Asociații360 este un proiect editorial de analiză, opinie și informare care prezintă situații concrete din domeniul asociațiilor de proprietari prin raportare la cadrul legal aplicabil și care oferă opinii documentate privind interpretarea și aplicarea Legii 196/2018, formulând atunci când este cazul propuneri de îmbunătățire a acesteia.
URMĂREȘTE-NE:
CONTACT : florian.munteanu@asociatii360.ro
Cartea de imobil - atribuțiile asociației de proprietari cu privire la acest document
Deși cartea de imobil poate părea o reminiscență a unor vremuri demult apuse, acest document face parte și în prezent din categoria celor utilizate pentru evidența persoanelor.
Pentru asociațiile de proprietari, existența sa nu este însă o chestiune de preferință și nici una care să poată fi lăsată la latitudinea președintelui sau a comitetului executiv. Legea 196/2018 stabilește în mod expres, la art. 57 lit. i), că președintele asociației de proprietari are atribuția de a întocmi și actualiza cartea de imobil, în conformitate cu legislația în vigoare.
Actualizarea cărții de imobil nu înseamnă ca aceasta să fie întocmită o singură dată și apoi uitată într-un sertar. Evidența trebuie menținută astfel încât să reflecte situația persoanelor care domiciliază sau își au reședința în imobil, cu respectarea cerințelor prevăzute de legislația privind evidența persoanelor.
Faptul că asociația are obligația de proprietari de a ține cartea de imobil nu înseamnă că președinții pot solicita orice informație doresc și nici că pot păstra orice document. Cartea de imobil conține date cu caracter personal, iar din acest motiv obligația de a o întocmi și actualiza se impune a se realiza cu respectarea regulilor privind protecția acestor tipuri de date.
Unul dintre principiile esențiale de care trebuie ținut cont atunci când se solicită informații de la proprietari sau locatari este cel al reducerii la minimum a datelor colectate și prelucrate. Întrucât președintele trebuie să întocmească și să actualizeze cartea de imobil nu îi conferă acestuia un drept nelimitat de a solicita, colecta și păstra copii ale actelor de identitate, ale actelor de proprietate sau ale altor documente care conțin date cu caracter personal.
Cu alte cuvinte, existența unei obligații legale de evidență nu înseamnă că orice informație poate fi cerută doar pentru că „are legătură” cu proprietarul sau locatarul.
Actualizarea cărții de imobil presupune, în mod firesc, existența unei colaborări între persoanele care locuiesc în condominiu și reprezentanții asociației. Persoanele care domiciliază sau își stabilesc reședința într-un imobil trebuie să respecte obligațiile prevăzute de legislația privind evidența persoanelor. În același timp însă, solicitările făcute de asociație trebuie să rămână în limitele scopului pentru care această evidență este ținută.
Asta înseamnă că, atunci când este necesară furnizarea unor informații pentru actualizarea cărții de imobil, trebuie avut în vedere ce informație este necesară, pentru ce este necesară și în ce măsură trebuie ea păstrată și prelucrată.
Nu există o regulă potrivit căreia, pentru că trebuie actualizată cartea de imobil, asociația poate solicita orice fel de documente și informații despre proprietari sau locatari. De altfel, tocmai aici se află una dintre cele mai importante limite pe care trebuie să le înțeleagă atât reprezentanții asociației, cât și proprietarii: obligația de a furniza informații pentru îndeplinirea unei obligații legale nu trebuie confundată cu obligația de a furniza orice informație solicitată de asociație.
Datele înscrise în cartea de imobil nu sunt destinate afișării la avizier și nici comunicării către ceilalți proprietari doar pentru că aceștia doresc să afle cine locuiește într-un anumit apartament.
Cartea de imobil trebuie păstrată astfel încât datele cu caracter personal pe care le conține să nu fie divulgate unor persoane care nu au dreptul să le cunoască. Prin urmare, faptul că un document se află în posesia asociației de proprietari nu îl transformă într-un document public!
Un proprietar nu dobândește, doar prin calitatea sa, dreptul de a consulta datele personale ale tuturor celorlalți proprietari sau locatari înscriși în cartea de imobil. Evidența trebuie ținută, dar trebuie și protejată! Faptul că legea impune existența acestei evidențe nu înseamnă că asociația poate colecta, păstra și utiliza fără limite datele personale ale celor care locuiesc în condominiu!
Florian Munteanu┃asociatii360.ro
Alte Articole
